gouvernance données HIPAA : Ce qu'il faut savoir

La protection des données des patients est plus importante que jamais, car la plupart de ces données sont désormais numérisées. Le Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) fournit un cadre complet pour la protection de la confidentialité et de la sécurité des informations sur la santé.

Cependant, la conformité à l'HIPAA ne consiste pas seulement à suivre un ensemble de règles ; il s'agit de mettre en œuvre des systèmes robustes de gestion des données de santé. gouvernance données pour s'assurer que les informations de santé sont gérées, protégées et utilisées de manière responsable.

Dans cet article, nous examinerons les types d'organisations qui doivent se conformer à la réglementation HIPAA, les différentes façons dont l'HIPAA peut être violée, les conséquences d'une violation de l'HIPAA et les mesures qu'une organisation peut prendre pour mettre en œuvre avec succès la gouvernance données de l'HIPAA.

Qui doit respecter les directives HIPAA ?

Les directives de l'HIPAA s'appliquent à un large éventail de personnes, d'organisations et d'entreprises qui traitent des informations de santé protégées (PHI) aux États-Unis. Les entités et personnes suivantes sont tenues de respecter les directives de l'HIPAA :

• Entités couvertes : Les organisations ou les personnes qui traitent directement les PHI sont soumises à la réglementation HIPAA, notamment les prestataires de soins de santé, les compagnies d'assurance maladie, les organismes de maintenance sanitaire, les plans de santé des employeurs et les centres d'échange d'informations sur les soins de santé.
• Associés commerciaux : Les vendeurs ou entrepreneurs tiers qui travaillent avec des entités couvertes et qui ont accès aux PHI pour fournir des services en leur nom sont également soumis aux réglementations de l'HIPAA. Il s'agit notamment des fournisseurs de stockage de données, des fournisseurs de technologies de l'information et de sécurité, des sociétés de facturation et de codage, ainsi que des cabinets d'avocats et de comptables.
• Travailleurs et employés du secteur de la santé : Tous les employés, les sous-traitants ou toute personne travaillant pour une entité couverte ou un associé commercial et ayant accès aux PHI doivent se conformer aux réglementations de l'HIPAA. Il s'agit notamment des médecins et des infirmières, du personnel administratif, des chercheurs médicaux et du personnel de support .
• Les personnes qui traitent des informations sur la santé : Toute personne qui travaille avec des données de santé ou qui y a accès, même si elle n'est pas directement impliquée dans la fourniture de soins de santé, doit respecter les règles de l'HIPAA afin de protéger les informations relatives aux patients. Il peut s'agir d'employés de divers secteurs tels que les cabinets d'avocats, les compagnies d'assurance qui traitent des informations médicales et les technologies de la santé.
• Les gouvernements des États et les collectivités locales : Les agences gouvernementales qui gèrent ou utilisent des PHI dans le cadre de programmes liés aux soins de santé, tels que Medicaid, les services de santé publique, etc., doivent également se conformer à la réglementation HIPAA afin de protéger les données de santé.
• Applications de soins de santé et entreprises technologiques : Les données de santé étant de plus en plus numérisées, les entreprises technologiques qui développent ou fournissent des applications de santé, des portails pour les patients et des plateformes télémédecine peuvent également être tenues de se conformer à l'HIPAA si elles traitent ou stockent des PHI.

Qu'est-ce qu'une violation de la loi HIPAA ?

Il y a violation de la loi HIPAA lorsqu'une personne ou une organisation ne respecte pas les dispositions de la loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie (Health Insurance Portability and Accountability Act, HIPAA). Ces violations peuvent aller de l'infraction accidentelle à la faute intentionnelle, et elles impliquent généralement l'accès non autorisé, la divulgation ou la mauvaise manipulation de PHI. Les violations peuvent prendre diverses formes, qu'elles soient dues à la négligence, à de mauvaises pratiques de sécurité ou à des intentions malveillantes.

Les types de violations de la loi HIPAA comprennent

• Accès non autorisé aux PHI.
• Absence de mise en œuvre des garanties.
• Élimination inappropriée des PHI.
• Absence de notification des violations de données.
• Divulgation non autorisée de PHI.
• L'absence d'accords d'association d'entreprises (BAA).
• Absence de mise en œuvre de contrôles d'accès appropriés.

Quelles sont les sanctions en cas de violation de la loi HIPAA ?

La violation de l'HIPAA peut avoir de graves conséquences, notamment des sanctions civiles et pénales, des poursuites civiles et des atteintes à la réputation. 

Sanctions civiles

Le ministère américain de la santé et des services sociaux (HHS) peut imposer des amendes en cas de violation. Ces amendes peuvent aller de 100 à 50 000 dollars par infraction, en fonction de la gravité de la violation et du fait qu'il s'agit ou non d'une négligence délibérée.

La sanction totale peut atteindre 1,5 million de dollars par an en cas de violation de la même disposition.

Sanctions pénales

Pour les violations plus graves, telles que l'acquisition ou la divulgation de PHI sans autorisation, des sanctions pénales peuvent être imposées, y compris des amendes et des peines d'emprisonnement :

• Jusqu'à 50 000 dollars et 1 an de prison pour les infractions commises sans intention malveillante ou à des fins de profit personnel.
• Jusqu'à 100 000 $ et jusqu'à 5 ans de prison pour les infractions commises sous de faux prétextes.
• Jusqu'à 250 000 dollars et jusqu'à 10 ans de prison pour les infractions commises avec l'intention de vendre ou de distribuer des PHI.

Poursuites civiles

Dans certains cas, les patients dont les informations personnelles ont été divulguées de manière inappropriée peuvent intenter une action civile contre le contrevenant.

Atteinte à la réputation

Une violation de la loi HIPAA peut nuire considérablement à la réputation d'une organisation. La divulgation publique d'une violation peut entraîner une perte de confiance chez les patients et les clients, ce qui se traduit par une baisse de l'activité.

Comment mettre en œuvre la gouvernance données HIPAA

Pour qu'une entreprise ou une organisation mette en œuvre la gouvernance données HIPAA, elle doit créer et appliquer des politiques, des procédures et des contrôles afin de garantir la protection, la sécurité et la confidentialité des éléments suivants des informations de santé protégées (PHI). Une gouvernance efficace des données permet de protéger les données de santé sensibles, de réduire le risque de violation des données et de s'assurer que l'organisation respecte ses obligations légales et réglementaires.

Voici une approche étape par étape de la mise en œuvre de la gouvernance données HIPAA :

1. Établir un cadre de gouvernance données

Un cadre solide est essentiel pour définir comment les PHI seront gérés, protégés et partagés au sein de l'organisation. Le cadre de cadre de gouvernance données doit être aligné sur les principes clés de l'HIPAA : la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des PHI. Les organisations doivent définir la propriété des données, désigner des responsables des données et élaborer des politiques de gouvernance données.

2. Réaliser un inventaire des données

Avant de mettre en œuvre des pratiques de gouvernance données, il est nécessaire de comprendre les types de PHI traités par une organisation, où ils sont stockés, comment ils sont utilisés et qui y a accès. Dressez la carte des lieux où se trouvent les PHI et des personnes qui y ont accès, et procédez à une évaluation des risques afin d'identifier les vulnérabilités du système actuel qui pourraient compromettre la sécurité des PHI.

3. Mettre en œuvre des mécanismes de contrôle d'accès

L'HIPAA exige que seules les personnes autorisées puissent accéder aux PHI. Des contrôles d'accès appropriés sont essentiels à la gouvernance données. Mettez en place un système qui accorde l'accès aux PHI en fonction des rôles professionnels et utilisez l'authentification multifactorielle et des politiques de mots de passe sécurisés pour renforcer les contrôles d'accès. Il convient également de s'assurer que les employés et les sous-traitants n'ont accès qu'au minimum de données personnelles nécessaires à l'accomplissement de leurs tâches. 

4. Mettre en place des mesures de protection et de sécurité des données

Mettre en œuvre des pratiques de sécurité des données pour protéger les RPS contre tout accès non autorisé, toute modification ou toute destruction. Pour ce faire, il est possible d'utiliser le cryptage pour protéger les RPS à la fois en transit (par exemple sur Internet ou par courrier électronique) et au repos, lorsqu'ils sont stockés sur des serveurs ou des appareils. Veillez à ce que tous les renseignements personnels critiques soient régulièrement sauvegardés et à ce qu'un plan de reprise après sinistre soit mis en place en cas de défaillance du système, de catastrophe naturelle ou de cyber-attaque.

Mettre en place des pare-feu, des logiciels anti-malware et des systèmes de détection d'intrusion pour détecter et empêcher les tentatives d'accès non autorisé. 

5. Contrôler et auditer l'accès aux PHI

Un contrôle et un audit réguliers sont essentiels pour suivre l'accès aux PHI, identifier les violations potentielles et garantir la conformité avec les exigences de l'HIPAA. Conservez des pistes d'audit détaillées qui permettent de savoir qui a accédé aux informations personnelles, quelles actions ont été effectuées et quand cela s'est produit. Cela permet d'identifier les menaces potentielles pour la sécurité ou les comportements non conformes.

Les organisations doivent effectuer des audits réguliers de l'activité des systèmes afin de détecter tout accès non autorisé ou toute utilisation abusive des RPS. Ces audits doivent s'inscrire dans le cadre d'un programme de conformité permanent et faire appel à des outils qui permettent de surveiller les systèmes en temps réel et d'alerter en cas d'activités suspectes impliquant des RPS.

6. Assurer la conservation et l'élimination correctes des données

L'HIPAA exige que les PHI soient conservées pendant une certaine période et qu'elles soient éliminées en toute sécurité lorsqu'elles ne sont plus nécessaires. Le fait de ne pas gérer correctement la conservation et l'élimination des données peut entraîner des violations.

Élaborer et appliquer des politiques précisant la durée de conservation des différents types de PHI. Conservez les dossiers conformément aux périodes de conservation minimales requises par l'HIPAA ou selon les exigences de la loi. Lorsque les PHI ne sont plus nécessaires, s'assurer qu'elles sont supprimées en toute sécurité. Il peut s'agir d'effacer en toute sécurité les appareils électroniques ou de déchiqueter les dossiers physiques.

7. Conduite d'un programme régulier d apprentissage et de sensibilisation du personnel

Les employés doivent comprendre l'importance de la conformité à l'HIPAA et leur rôle dans la protection des informations personnelles. Fournir une apprentissage initiale et continue à tous les employés, sous-traitants et partenaires commerciaux sur les exigences de l'HIPAA en matière de protection de la vie privée et de sécurité. La apprentissage doit porter sur le contrôle d'accès, la manipulation des données et les protocoles de réponse aux violations.

Favoriser une culture de la sécurité et de la protection de la vie privée au sein de l'organisation en rappelant régulièrement au personnel sa responsabilité en matière de protection des RPS et en l'encourageant à signaler les incidents de sécurité potentiels.

8. Élaborer un plan d'intervention en cas de violation

Un plan d'intervention en cas de violation garantit qu'en cas de compromission des PHI, l'organisation peut réagir rapidement et conformément aux exigences de notification de l'HIPAA.

Mettre en place des systèmes permettant de détecter et de signaler immédiatement les violations. Il s'agit notamment de surveiller les signes d'accès non autorisé ou de perte de données. En cas de violation, l'HIPAA exige des entités couvertes qu'elles informent les personnes concernées, le ministère de la santé et des services sociaux et, dans certains cas, les médias. Assurez-vous que le plan inclut ces exigences et les délais de notification (dans les 60 jours suivant la découverte d'une violation).

Désigner une équipe d'intervention en cas d'incident pour gérer les violations et atténuer les dommages potentiels. Cette équipe doit être formée et prête à réagir à toute violation potentielle de la sécurité des PHI.

9. Créer des accords d'association commerciale (BAA)

Si une organisation travaille avec des fournisseurs ou des sous-traitants tiers (associés commerciaux) qui ont accès aux PHI, elle doit s'assurer qu'il existe un accord d'association commerciale (BAA) en place.

Le BAA doit préciser comment l'associé commercial traitera les PHI et quelles sont ses responsabilités en matière de sécurité et de conformité aux normes HIPAA. Assurez-vous que tous les BAA existants sont à jour et conformes à l'HIPAA, en particulier si les associés commerciaux modifient leurs pratiques ou leurs mesures de sécurité.

10. Amélioration continue et contrôle de conformité

La conformité à l'HIPAA est un processus continu, il est donc important de revoir et d'améliorer en permanence les pratiques de gouvernance données. Réalisez régulièrement des audits et des évaluations internes afin d'évaluer l'efficacité des politiques de gouvernance données de l'organisation et d'identifier toute lacune potentielle.

Les réglementations HIPAA peuvent évoluer, il est donc essentiel de se tenir informé des changements apportés aux normes HIPAA et de les intégrer dans la stratégie de gouvernance données. Envisagez de faire appel à des auditeurs tiers ou à des testeurs de pénétration pour évaluer le programme de gouvernance données et identifier les vulnérabilités qui pourraient devoir être corrigées.

La mise en œuvre de la gouvernance données HIPAA est un processus complet qui nécessite un cadre clair, des contrôles d'accès, des mesures de protection des données, un apprentissage et une surveillance continue. En suivant les meilleures pratiques et en restant proactifs en matière de conformité, les entreprises et les organisations peuvent protéger efficacement les PHI, atténuer les risques et s'assurer qu'elles répondent aux exigences strictes de l'HIPAA en matière de protection de la vie privée et de sécurité.

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